Règles de fonctionnement 2017-2018

PROMESSE

École Charles Perrault

4 rue Parmentier

59370 MONS-EN-BARŒUL

 

 

RÈGLES DE FONCTIONNMENT

 

 

Les règles de fonctionnement de PROMESSE décrivent le cadre dans lequel sont mises en œuvre les activités de l’association (adhésion-inscription, activités, conditions d’accueil des enfants) ainsi que l’ensemble des dispositions qui s’imposent aux parents.

[Ces règles ont été modifiées pour l’année scolaire 2017-2018.

Les modifications sont listées en fin de document.]

 

1.    L’ASSOCIATION PROMESSE : ACTIVITÉS ET PROJET PÉDAGOGIQUE

 

a)    l’association

L’association a pour objet de proposer à ses adhérents un ensemble de services et en particulier des services de garde périscolaire ainsi que de l’accueil de loisirs pour leurs enfants à condition qu’ils fréquentent les écoles Charles Perrault, Rollin, Guynemer ou Sévigné de Mons-en-Barœul.

 

PROMESSE accueille des enfants de 3 à 11 ans. Les modalités d’accueil sont décrites au point 3 ci-dessous.

 

Des informations pratiques sur le fonctionnement de l’association, l’accueil des enfants et les activités programmées sont mises à la disposition des parents sur le site Internet de l’association www.associationpromesse.fr.

 

Une réunion de présentation de la structure sera organisée à chaque rentrée de septembre afin de pouvoir répondre aux interrogations des familles.

 

b)    le projet pédagogique

PROMESSE est un accueil de loisirs périscolaire répondant à des exigences et une réglementation définies par le ministère de la Jeunesse et des Sports.

 

Le projet pédagogique fait partie des documents obligatoires à fournir chaque année au ministère ; il décrit le fonctionnement de la structure et définit les objectifs généraux et opérationnels, sur un thème précis, permettant à l'équipe de mettre en place les projets d'activités. Le projet pédagogique est actualisé chaque année scolaire.

 

Il est téléchargeable sur le site Internet de l'association.

 

c)    les activités

Chaque animateur est responsable d'un groupe d'enfants ; il assure également le lien avec les familles.

 

Il proposera chaque soir une activité aux enfants. Ces activités, spécifiques aux tranches d'âge (3/6 ans et 6/11 ans), sont établies en lien avec les objectifs du projet pédagogique.

 

Le planning des activités spécifiques ou des sorties du mercredi est consultable, pour chaque période, sur le site Internet de l'association.

 

PROMESSE propose aux enfants des activités sportives, éducatives, manuelles, culturelles et des activités d'expression… en fonction des compétences individuelles des animatrices et animateurs qui composent chaque année l’équipe.

 

Rappelons qu’en périscolaire, les devoirs ne sont pas considérés comme activité de loisirs.

 

 

2.    LES MODALITÉS D’ADHÉSION ET D’INSCRIPTION

 

a)    l’adhésion

L’adhésion à l’association se fait au moment de la première inscription. Une fois le dossier d’adhésion-inscription complet déposé, l’adhésion fait l’objet d’un agrément par le bureau (article 4 des statuts) en fonction du nombre de places disponibles. Elle est renouvelée lors de chaque inscription annuelle.

 

Conformément à l’article 5 des statuts, le conseil d’administration peut prononcer la radiation de membres pour motif grave notamment en cas de non respect des règles de fonctionnement (non respect des horaires, non paiement des prestations…) ou si le comportement d’un enfant met en cause ou perturbe gravement la qualité de l’accueil auquel ont droit l’ensemble des enfants.

 

b)    l’inscription

L’inscription est à renouveler pour chaque année scolaire.

Elle est effectuée par la remise d’un dossier d’inscription complet comprenant :

-       la fiche d’adhésion-inscription renseignée et signée,

-       la fiche sanitaire de liaison remplie et signée,

-       l’attestation de quotient familial ou le dernier avis d’imposition,

-        les 2 chèques correspondant à l’adhésion annuelle et à la caution.

 

Le premier est relatif à l’adhésion à l’association PROMESSE : son montant varie selon le nombre d’enfants inscrits par fratrie (voir « Formulaire d’adhésion et d’inscription »).

 

Dans la mesure où PROMESSE est une association parentale, voulue et gérée par les parents, l’engagement des parents à participer à l’accueil deux soirs (16 h 30 – 18 h 30) durant l’année scolaire fait partie de leur adhésion à l’association.

Le second chèque constitue une caution (montant fixe quel que soit le nombre d’enfants inscrits) qui sera débitée si les parents n’ont pas effectué les 2 soirées avant les vacances de Printemps. Il s’agit de 2 soirées par « famille » et non pas de 2 soirées par parent et par famille.

Les parents s’inscriront auprès de la direction qui réalise un planning de permanences. 2 parents peuvent participer à l'accueil chaque soir. Il est souhaitable qu’ils rencontrent la direction avant leur présence afin de déterminer avec eux leur implication durant ces soirées en termes d’activités ou de tâches proposées.

 

Les membres du conseil d’administration sont dispensés d’effectuer les 2 soirées en raison du temps qu’ils consacrent à la gestion de l’association.

 

c)    les prévisionnels

Pour prévoir le nombre d'animateurs nécessaire à la garde des enfants dans de bonnes conditions, PROMESSE doit absolument connaître les présences des enfants avant la garde effective. C'est pourquoi il est demandé aux familles de planifier et de payer en avance les jours de présence pour chaque période (c'est-à-dire une période comprise entre 2 vacances) : un « prévisionnel » sera rempli et remis accompagné de son règlement en chèque bancaire.

 

Attention

Les demandes de « présences » supplémentaires (c’est-à-dire ne figurant pas au prévisionnel de la période) sont possibles dans la mesure des places disponibles en fonction du taux d’encadrement légal.

Ces ajouts, au jour le jour, donneront cependant lieu à une majoration de 10 %.

 

Retour des prévisionnels : tous les adhérents devront remettre au plus tard dès la première semaine de chaque retour de vacances leur prévisionnel et le paiement correspondant.

En cas d’oubli, les familles seront averties, à la fin de la semaine (le vendredi soir, par un email ou SMS).

Elles devront rapporter le prévisionnel ainsi que le paiement au plus tard le lundi matin suivant. Dans le cas contraire, elles s’exposent à une suspension pour le reste de la période. Ce qui veut dire que les enfants concernés pourront ne plus être pris en charge par l’association.

 

Accueil du mercredi

Les parents intéressés par l’accueil du mercredi remplissent le prévisionnel « Accueil du mercredi » en planifiant les présences pour toute l'année. Le paiement se fera par période et uniquement par chèque bancaire.

 

Les places du mercredi seront attribuées (aussi bien pour les adhérents actuels que pour les nouveaux adhérents) en fonction de l'ordre de priorité suivant :

1. Enfant inscrit pour l'année entière et la journée complète

2. Enfant inscrit pour l'année entière et à la demi-journée (matin ou après-midi)

3. Enfant inscrit à la période et la journée complète

4. Enfant inscrit à la période et à la demi-journée (matin ou après-midi)

Puis, inscription "à la carte" et par période en fonction des places disponibles.

 

Attention

Les présences « non effectuées » en accueil du matin du soir ou du mercredi, quelle qu’en soit la raison, ne sont pas remboursées.

En cas d’absence d’au moins 3 semaines consécutives, une demande de remboursement motivée pourra être adressée au président de l’association. Dans ce cas, le conseil d’administration pourra décider de rembourser ou non, totalement ou partiellement, les présences « non effectuées ».

Concernant l’accueil du mercredi, aucun désistement ne sera accepté en cours d’année. De manière exceptionnelle, le conseil d’administration pourra, sur demande écrite, motivée et adressée au président, décider de restituer les chèques correspondants aux périodes non effectuées.

 

3.    L’accueil des enfants

 

a)    l’accueil

L’accueil des enfants s’effectue dans les locaux de l’École maternelle Charles Perrault, 4 rue Parmentier à Mons-en-Barœul. Un accueil complémentaire pour les enfants scolarisés en école primaire a été mis en place au groupe Rollin-Guynemer pour améliorer le confort des enfants, voire augmenter le nombre de places.

 

L’accueil se fait jusqu'à 18 h 30 (18 h 15 le mercredi) : les parents s'engagent donc à respecter cet horaire. En cas d'empêchement exceptionnel, les parents s'engagent à prévenir PROMESSE avant 18 h.

 

b)    les horaires

Les horaires sont les suivants :

-       Lundi –  Mardi – Jeudi – Vendredi

o   Matin : à partir de 7 h 30 jusqu’à 8 h 20 ou 30 (selon horaires de début de classe des écoles concernées)

o   Après-midi : de 16 h 20 ou 30 à 18 h 30

Un goûter est distribué suivi d’une récréation pour bien commencer les activités proposées.

o   Post-étude : après l’étude (selon horaires des écoles) jusqu’à 18 h 30.

 

Les parents peuvent reprendre leurs enfants à leur convenance à partir de 16h30. PROMESSE privilégie avant tout le bien être des familles.

Cependant, de manière exceptionnelle, la direction peut demander aux parents de reprendre leurs enfants après 18 h ou 18 h 15 afin qu’ils puissent profiter d’un évènement exceptionnel (fête de Noël, soirée jeux, spectacle…).

 

ATTENTION : En raison du plan Vigipirate et pour la sécurité des enfants, des modalités particulières et des plages horaires précises pourront être mises en place. Elles seront communiquées aux parents par mail et/ou par voie d’affichage.

 

-       Mercredi

o   Journée complète : de 8 h 15 – 9 h à 18 h 15. Les parents apportent un repas froid pour chaque enfant.

o   Matin : de 8 h 15 – 9 h à 12 h (arrivée au plus tard à 9 h, heure de début des sorties lorsqu’elles sont organisées).

o   Matin + repas: 8 h 15 – 13 h 45

o   Après-midi : de 13 h 45 – 14 h à 18 h 15 (arrivée à 13 h 30 au plus tard si une sortie est organisée)

 

En fin de journée, les parents peuvent reprendre leurs enfants à partir de 17 h 30 (retour de sortie) et jusque 18 h 15 (attention : 18 h 15 le mercredi contre 18 h 30 les autres jours).

 

Attention : intempéries, grèves, circonstances particulières

En cas d'absences de membres de l'équipe d'animation occasionnant un effectif d'encadrement insuffisant par rapport à la réglementation en vigueur et à la sécurité des enfants, l'association ne peut ouvrir ses portes. Dans ces cas, les familles seront prévenues par téléphone afin qu’elles récupèrent leurs enfants.

 

c)    le goûter

Un goûter composé de fruits, de tartines, de yaourts, de gâteaux... est proposé aux enfants en deux temps : le premier à 16 h 45 après la classe, le deuxième à 17 h 45, un peu plus léger et rapide, après l'étude.

Le planning des goûters est affiché à l'entrée du lieu d'accueil.

 

d)    l’arrivée des enfants

- Le matin, l’arrivée des enfants s’effectue jusqu’à l’accueil sous la responsabilité et en présence d’un des deux parents ou de la personne responsable.

- Si le responsable de l’enfant veut qu’il arrive seul à l’accueil de loisirs, il devra établir une décharge de responsabilité signée du responsable, de l’enfant et de la direction.

- Par mesure de sécurité, à l'arrivée des groupes (16 h 45 et 17 h 45), la direction vérifie les effectifs, contacte les familles des enfants absents et trace l'appel dans un registre.

 

e)    le départ des enfants

- Le départ des enfants s’effectue à l’accueil sous la responsabilité et en présence d’un des deux parents ou de la personne responsable.

- Le responsable peut charger une tierce personne de récupérer l’enfant à condition de l’avoir autorisée (fiche d’inscription) et signalée à la direction.

- Si le responsable de l’enfant veut qu’il parte seul à son domicile, il devra établir une décharge de responsabilité signée du responsable, de l’enfant et de la direction.

 

f)     les retards

Lorsque la famille est confrontée à un empêchement ou à un contretemps, elle doit prévenir PROMESSE avant 18 h.

L’association gardera l’enfant au plus tard jusqu’à 19 h 30, heure à laquelle elle remettra l’enfant à la police.

Dans la mesure où l’association assure la garde de l’enfant au-delà des horaires de fonctionnement, une pénalité de 5,75 € par ¼ d’heure sera appliquée. Tout ¼ d’heure entamé sera facturé. (Exemple : arrivée des parents à 19 h 07 – ¾ d’heure facturés.)

L’heure d’arrivée des parents sera consignée dans un registre qui sera signé par les parents avant leur départ.

 

g)    les règles sanitaires

Hygiène et santé

- Certaines vaccinations sont obligatoires pour toute entrée d’enfant en collectivité : diphtérie, tétanos, polio, BCG, avec les différents rappels à jours.

- En l’absence de vaccinations, un certificat médical de contre indication précisant la nature du vaccin et la durée de la contre indication doit être produit. Il doit être signé et daté par le médecin de la famille et doit être, si nécessaire, renouvelé dès que la date de contre indication est dépassée.

En cas de maladie contagieuse (liste établie par le ministère de la santé), l’enfant ne sera pas accueilli. Il pourra réintégrer l’accueil uniquement sur présentation d’un certificat médical de non contagion.

 

Soins

L’équipe d’encadrement ne peut en aucun cas donner un médicament par voie orale ou inhalée sans prescription et autorisation.

Les médicaments ne seront donc administrés uniquement si une copie lisible de l’ordonnance établie par le médecin de famille, une autorisation écrite des parents ou du tuteur légal et les médicaments sont fournis par la famille.

Il est interdit d’apporter des médicaments autres que ceux mentionnés sur l’ordonnance.

 

Accidents

La procédure mise en œuvre par le personnel d’encadrement est la suivante.

1. Blessures sans gravité : soins apportés par l’animateur en relation avec le directeur ou la directrice. La mention de ce soin est porté sur le registre de l’infirmerie de l’accueil, signé par le directeur ou la directrice.

2. Accident sans gravité ou maladie : les parents seront appelés en cas de maladie de l’enfant. Sinon l’accident sera signalé par téléphone ou au départ de l’enfant le soir. Le cas échéant, le médecin indiqué sur la fiche sanitaire par la famille pourra être contacté.

3. Accident grave : appel simultané des services de secours, des parents grâce aux renseignements portés sur les fiches obligatoires. Premiers secours apportés par un membre de l'équipe diplômé AFPS ou PSC1 au minimum.

 

Alimentation

Pour chaque moment de "repas" à PROMESSE, les allergies alimentaires doivent obligatoirement être mentionnées sur la fiche sanitaire de liaison.

 

En cas d'allergie grave nécessitant un protocole, la famille est invitée dès l'inscription à prendre rendez-vous avec la direction afin de discuter de la mise en place du PAI (Projet d'Accueil Individualisé) au sein de la structure. Ce PAI doit être établi en lien avec l'école et le médecin scolaire pour l'année en cours.

 

h)   la sécurité

Registre

Un registre de sécurité a été établi. Il prévoit l’ensemble des règles à respecter pour assurer la sécurité des enfants durant les activités de PROMESSE que ce soit à l’intérieur des locaux comme à l’extérieur et durant les temps de trajets. Le registre de sécurité est connu de chaque salarié.

 

Exercices d'évacuation

Un exercice d'évacuation annuel sera effectué afin de sensibiliser les enfants en prévision d’une situation de danger réel et de préparer et positionner l'équipe d'encadrement.

Les familles seront informées de la date et de l'heure afin de participer à l'exercice s'ils sont présents à ce moment dans la structure.

 

i)     les objets personnels

- Les enfants accueillis ne doivent pas être porteurs d’objet de valeur ou d’argent. Il est interdit d’amener des objets personnels (notamment des jouets électroniques, des portables…).

- En cas de perte, de vol ou de détérioration, aucun dédommagement ne sera possible et la structure ne pourra être tenue pour responsable.

- En cas d’oubli de vêtement, un bac «d'objets trouvés» est à disposition des familles.

 

Les enfants ont souvent des cahiers d'école, les familles veilleront à récupérer ceux-ci chaque soir. Ils restent responsables de cette forme de liaison avec les enseignants.

 

 

4.    TarifS et facturation

 

a)    tarifs

Les tarifs de PROMESSE sont établis au plus bas en fonction des charges de l’association. Ils évoluent d’année en année et peuvent, si nécessaire, varier en cours d’année. Ils prennent en compte le quotient familial ou de l’avis d’imposition.

 

Une grille tarifaire permet à chaque famille de connaître le coût de la garde d’un enfant le matin, le soir, en post étude ou le mercredi à la journée ou par demi-journée.

 

Cette grille tarifaire est consultable sur le site Internet ou disponible sur simple demande.

 

b)    facturation

Une facture annuelle sera établie par la direction pour toutes les prestations (périscolaire et mercredis). Les familles la recevront sur demande. Aucun duplicata ne pourra être délivré : il y a donc lieu de la conserver précieusement. Les familles ayant besoin de factures par paiement feront la demande à la direction qui pourra leur procurer.

 

 

 

 

 

Règles de fonctionnement modifiées le 9 avril 2017, suite au conseil d’administration du 6 avril 2017. Ces règles de fonctionnement entrent en vigueur à la rentrée de l’année scolaire 2017-2018.

 

Modifications 2017-2018

2 c) Suppression de la possibilité de payer tout ou partie en CESU.

3 b) Plan Vigipirate : impact sur les conditions de retrait des enfants.

4 a) Ajout à la fin du 1er paragraphe de la mention : « ou de l’avis d’imposition ».